【Ｑ】ＩＴうんぬんよりも、業務の効率化について知りたい
従業員30名の製造業を営んでいます。「零細企業でもＩＴを導入し、情報開示すると業務の効率化が図れる」とよく聞きます。社長の私も年ですし、社員も中高年の職人が多いため、何を情報開示してＩＴ導入なのか、さっぱり分かりません。業務の効率化を図る方法を教えてください。
【Ａ】個人に依存している部分を公開し、検討することから始める
情報開示すると、お互いに役立つことを理解する
製造業の会社でよくある話は次のようなことです。
「あるラインでは、現場責任者のAさんが加工しやすい部品Bを、対応のよさからBB社から仕入れている。Aさんは金額の確認だけして、経理に請求書を回している。別のラインでは、現場責任者Cさんが、加工しやすいわけではないが安いので、部品DをDD社から一度に大量仕入れして、Bさんと同じく支払いは経理にお任せ」
大半の経営者が経理ですべて把握していると認識しています。しかし、経理でわかるのは部品の値段、仕入れた数量のみ。何に使われる部品なのか、どのくらいの量、どのくらいの期間に必要な物なのかを理解しているのは、現場の責任者です。ところが現場責任者同士は、部品調達など細かいことは「聖域」なので、お互い遠慮して突っ込んだ話をすることはありません
例えばこの会社が「情報開示をする」という活動をすると、
1)部品Dはほかに使い道がないので、大量にあまっていた
2)部品Dは、部品Bを加工してつくることができる
3)加工してつくると、部品Bを仕入れる量が多くなり、価格を安くすることができる
ということがわかりました。その結果、部品点数を減らし、生産ラインの変更を行い、コストダウンを図ることができました。
全部品を整理した情報を元に効率化を検討する
「情報開示」をするときのポイントは、「こんな当たり前のことはできている」と思わないこと。全部品について、いつ、いくらで、どれだけの量を仕入れて、どの製品にどのように使うのか、今どれだけ在庫があるのかを書き出すことから始めます。
そして、各部品がどの製品にどのように使われているのか、現場の人間が誰でもひと目で見ることができる環境をつくります。やり方は大判用紙に書き出しても、ＩＴを導入して、イントラネットなどで誰でも見ることができるようにしてもいいのです。
その一覧を元に、部品を相互に使えないか、違う部品のほうがよいのではないかなどを検討します。話し合う場がないと、情報開示をした意味がありません。この方法は、部品調達だけに限りません。あらゆる書類、モノ、情報で使うことができます。
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「解決情報」の内容につきましては、作成時点における事実や一般的な解釈を示したものである点をご了解の上、ご活用下さい。
経営コンサルタント 松谷葉子（2005年12月更新）
