【Ｑ】無駄な経費を削減し、経営効率を上げたい
企業規模の拡大に伴って、無駄な経費支出のチェックが甘くなっているようです。経営のスリム化のため、見直しを進めたいのですが、重要なチェックポイントを教えてください。
【Ａ】各部署、各業務を分析し、組織、業務の流れを検討した上で見直しましょう
各部署、各業務の流れを整理、分析して、組織を見直す
まず各部署の業務の流れを整理して、全体を見渡せる状態にします。このとき、業務ごとに無駄な部分がないか、チェックしておきます。特に帳票類、承認の流れなどの無駄に気をつけてください。
次に全体の流れから、組織を変えたほうが業務フローを動かしやすい、より速いアウトプットが期待できるということも見えてきます。経営戦略を踏まえて組織は変更するべきですが、効率的にアウトプットを出すという観点でも組織変更を考えてみてください。
一律にコストカットしないで、カットしない理由を明確にする
最後に各部署、各業務のコストを分析します。特に、会社が拡大路線を走っている場合、必要なコストまで削減してしまっては、その成長を止めることにもつながりかねません。
各業務のステップごとに現状でかかっているコストを算出します。それぞれのコストに無駄がないか、必要なコストであるのかを検討します。なぜそのコストがかかるのか、という原因まで追究することが大切です。もちろん、その中には、無駄だと思っていたものも原因を追究すれば必要だったというケースも出てくるでしょう。見かけの「無駄かもしれない」という偏見や感情にとらわれてはいけません。
「無駄かもしれない」という偏見にとらわれずにコストを判断するには、明確な経営戦略が必要になってきます。「戦略上、必要なものはたとえ無駄に見えるものでも、一律にコストカットしない」という経営者の「判断」と「宣言」が必要です。
以上のようなやり方で財務面を強化するために、自社で何をするべきか、その指針として書かれたものに、日本工業規格の「JIS Q 9023 マネジメントシステムのパフォーマンス改善−方針によるマネジメントの指針」があります。何冊もの経営指南書のエッセンスを凝縮したようなものです。工業規格なのですが、製造業以外の業種でも使えるように書かれています。国家規格ですので、参考にされるとよいのではないでしょうか。
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経営コンサルタント 松谷葉子（2005年9月更新）
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