事務スタッフスキルアップコース【全３日間】

※セミナー開催の2ヶ月前に最新のプログラムに更新します

【第１講】事務ミスゼロの仕事術

１．ミスを減らせば仕事の質も向上する
【ＳＴＥＰ１：ミスの怖さを知る】
　１）ミスとは何か
　２）テクノロジー（RPA・AI）化の前提としてミスのない業務プロセスは不可欠
　３）ヒューマンエラーの法則
　４）身近なヒヤリ・ハットを洗い出す【ワーク】

２．ミス発見・改善に必要な視点とは
【ＳＴＥＰ２：どんなミスがあるのかを知る】
　１）あなたの身近にあるこんなミス【チェックリスト】
　　～どんなミスがあるのか？～

３．ミスが発生する原因・背景の分析
【ＳＴＥＰ３：なぜミスは起こるのかを知る】
　１）ミスが起こった原因を多面的に考える
　　～職場で起こっている３大ミス要因～
　　・人間の習性が引き起こすミス
　　・道具不備によるミス
　　・環境不備によるミス
　２）現象を引き起こした「要素」をツリーで考える
　３）“なぜなぜ分析”で真の要因を探る【ワーク】

４．３つの原因から考える「よくあるミスの対処法」
【ＳＴＥＰ４：ミスをどう改善するのかを知る－１】
　１）人の習性が引き起こすミスをなくす
　　・うっかりミス
　　・思い込みによるミス
　２）道具の不備が引き起こすミスをなくす
　　・引き継ぎの不備をなくす【マニュアルづくりケーススタディ】
　３）環境の不備が引き起こすミスをなくす
　　・情報共有不足が引き起こすミス
　　・５Ｓ環境不備によるミス

５．今ある資源（ツール・人・環境）を活用して「ミスゼロ」のアイデアを出す
【ＳＴＥＰ５：ミスをどう改善するのかを知る－２】
　１）改善アイデア出しに有効な発想法【ブレインストーミング】
　２）全体でアイデアを共有する
　３）自分が取り組めることを明確にする

６．「ミスゼロ職場」を実現するには
【ＳＴＥＰ６：周りを巻き込み取り組む方法を知る】
　１）効果的にリーダーシップを発揮する
　２）ミスは隠すのではなくオープンにする風土をつくる


【第２講】こうすればまだまだムダはなくせる！事務改善の具体策

１．ワーク・ライフ・バランスを実現する事務改善
　１）改善とは「三方よし」の活動
　２）時間と心の余裕をつくるために欠かせない改善
　３）あったら便利、ではなく「なくて何が困る」で常識を否定

２．どこの会社にも存在するムダ
　１）モノ改善とヒト改善は両輪　
　２）改善は「微の集積」
　３）業務の生産性向上につながるアクション

３．ムダの発見が事務改善の第一歩
【STEP1：着眼】
　１）改善のステップは 着眼 → 着想 → 着手
　２）業務に潜むムダを徹底的になくそう
　３）ムダの発見と改善に必要な視点ー1：チェックリスト【個人演習】
　４）職場で起こっている5大ムダ
　　・時間にかかわるムダ　
　　・定型的な仕事にかかわるムダ　　
　　・書類にかかわるムダ　
　　・引継ぎにかかわるムダ　
　　・コミュニケーションにかかわるムダ
　５）ムダの発見と改善に必要な視点ー2：改善8原則　
　６）私の身近に存在するムダを列記【個人演習】

４．楽しみながら改善アイデアを生み出す
【STEP2：着想】
　１）アイデア出しに必要な5つの意識
　２）アイデア出しに有効なブレインストーミング
　　～わたしたちにできるコストダウン～【ブレインストーミング】
　３）アイデア出しのヒント：オズボーンのチェックリスト【グループワーク】

５．周りを巻き込み改善に着手するポイント
【STEP3：着手】
　１）こんなときどうする？〈ケーススタディの実践〉
　　「改善リーダーとして改善活動を推進する際の手順考察」【グループワーク】
　２）周りを巻き込み効果的に着手するポイント
　３）ヒト・モノ改善の連携　
　４）活動推進例紹介

６．上司と部門間のコミュニケーションが重要
　１）改善に不可欠なコミュニケーションの活性化
　２）コミュニケーション不足がミスやムダ・ムラを生む
　３）良い人間関係を築くのは一人ひとりの人間力

７．豊かな人間関係が飛躍的に効率をアップする
　１）自分基点で周りに働きかける
　２）積極思考で改善に取り組む
　３）気がきく人はこんなところに気配りしている
　４）相手を理解するマインドを持つ
　５）報・連・相はヒト改善の基本
　６）自分一人で抱え込まない
　７）日頃から話しやすい雰囲気をつくる
　８）楽しみながら改善に取り組む風土をつくる


【第３講】業務マニュアルの作成と管理・活用の基本

１．マニュアル作成は組織を強くする
　１）マニュアル　作成～運用の全体像
　２）マニュアルが実現する3つの効果
　３）マニュアルは「やるべき基準」を明らかにする
　４）業務マニュアルのさまざまな形
　　　手順書、チェックリスト、フローチャート、Q&A
　５）マニュアル作成の現状＆目的は？【グループワーク】

２．マニュアル作成を俯瞰して企画する
　１）マニュアル作成を5W1Hで企画する
　２）「ユーザー」の視点に立つ
　３）周囲を巻き込んで作成するには？【個人ワーク】
　４）マニュアル作成の流れと時間の創出

３．マニュアル作成のファーストステップ
　１）「俯瞰⇒洗い出し」で業務を見える化する
　２）マニュアル作成の優先順位を決める
　３）業務ステップを「見える化」して改善する
　４）マニュアル作成を通した「業務改善」

４．マニュアル作成の具体策
　１）読みやすさを工夫する【グループワーク】
　２）表現を揃えて「作る」「読む」負担を減らす
　３）パソコンスキルに頼らないマニュアル作成
　４）目次と見出しとが使いやすさの決め手
　５）テンプレートでバラツキをなくす
　６）スクショ・画像を高速・効果的に取り込む

５．活用・更新でマニュアルが活きる
　１）マニュアル作成のマニュアルを作る
　２）一覧管理でマニュアルを埋蔵しない
　３）更新のタイミングを決めておく

６．マニュアルは組織を活性化する
　１）段取りが組織に余裕を生み出す
　２）安定したアウトプットが顧客満足をもたらす
　３）仕事の属人化からチーム力の向上へ
　　【参考資料】Wordテンプレートを使ったマニュアル作成